Digitale Kassensysteme

Tipps |

Digitale Kassensysteme

Mit den digitalen Kassensystemen wird „Kasse machen“ immer komfortabler – auch und gerade für kleine und mittlere Unternehmen. Diese bieten Ihnen unterschiedlichste Funktionen, sind intuitiv bedienbar und zeitsparend. Berührungsängste brauchen Sie da definitiv nicht zu haben.

Wenn Sie sich in Ihrem Institut einen elektronischen Point of Sale (EPOS) einrichten möchten und sich auf die Suche nach einem Kassensystem begeben, finden Sie über das Internet eine Vielzahl von Anbietern. Angesichts dieser Auflistung werden Sie sich dann sicher fragen, wo Sie da bloß anfangen sollen und wie Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung am besten vorgehen.
Womöglich möchten Sie erstmal wissen, was Sie beim Erwerb eines solchen Systems überhaupt beachten sollten. Es geht hier um „harte“ technische Fakten oder besser: das Equipment. Es finden sich sowohl branchenbezogene als auch universell nutzbare, finanzamtkonforme Kassensysteme, die Sie in Ihrem Institut, Studio oder in Ihrer Praxis einsetzen können.

Welche Varianten gibt es?

Nicht selten sind diese Versionen eine Weiterentwicklung aus dem Friseur- oder Gastronomiebereich und auch für Beauty-Dienstleister praktikabel. Dabei gibt es Komplettlösungen, die aus Hard- und Software bestehen, einen geringen Energieverbrauch aufweisen und geräuscharm betrieben werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, sich lediglich eine Software oder eine App zuzulegen, die Sie auf bereits vorhandenen mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones nutzen können. Für die Ausstattung Ihres Point of Sale (POS) benötigen Sie dann zusätzlich noch eine Tablet-Halterung, den Bondrucker, eine Kassenschublade, das Kartenzahlungsterminal und, falls gewünscht, einen Warenscanner und ein separates Display, das dem Kunden den Preis anzeigt. Die Softwares verfügen in der Regel über entsprechende Treiber, mit denen sich die Kassenperipherie installieren lässt.  Diese können Sie käuflich erwerben, es gibt aber auch Hersteller, die eine kompatible Hardware vermieten.

Dezenter Kassenplatz

Eine solche modulare Aufteilung, auch „Split“ genannt, ist platzsparend. Obendrein eröffnet sie Ihnen gänzlich andere Gestaltungsmöglichkeiten. An Ihrem POS muss nicht länger ein sperriger Kassenblock auf dem Ladentisch stehen, das Design der Geräte ist moderner und leichter geworden. Mitunter brauchen Sie nur noch das in einer schlichten Halterung befestigte Tablet mit der speziellen Bedienoberfläche – z. T. in einem individuell einstellbaren Neigungswinkel – für Ihre Kassensoftware aufzustellen. Die ergänzenden Geräte sind mittlerweile recht klein, sodass Sie diese auch in einem Fach unterhalb der Thekenfläche positionieren können. Diese „Aufgeräumtheit“ korrespondiert dann mit dem puristischen, clean anmutenden Interieur der modernen Kosmetikinstitute.
Es gibt sogar mobile All-in-One-Geräte mit Touchscreen mit integrierter SIM-Karte oder WLAN, in denen Bondrucker und Kartenleser bereits fest installiert sind. Sie können diese kompakten Alleskönner z. B. bei auswärtigen Kundenterminen einsetzen und dem Kunden auch dann einen ordnungsgemäßen Kassenbeleg aushändigen. Oder aber Sie kassieren Ihren entspannten Kunden nach der Behandlung ganz unkompliziert im Wartebereich bei einer Tasse Tee im Sitzen ab – als besonderer Service.

Eingabe über das Display

Tastenfelder wie auf den analogen Kassen sind im Beauty-Bereich immer weniger gefragt, hier setzt sich der Touchscreen bei den digitalen Kassensystemen mehr und mehr durch. Dieser ermöglicht dem Anwender über die direkte Berührung eine einfachere und intuitive Nutzung. Dabei muss er sich auch keine Sorgen machen, wenn seine Hände beim Kassieren mal feucht oder fettig sind. Es finden sich mittlerweile Anbieter, die in Entsprechung zu festgelegten Schutzklassen für Monitore ihre Displays z. B. mit Spritzwasserschutz oder einer Abdeckung versehen. Es gibt zudem spezielle Folien zum Nachrüsten. Generell sind Touchscreens, – egal ob von Kassenpanels, Tablets oder Smartphones – aber schonend und wirkungsvoll mit einem sauberen, trockenen Mikrofasertuch zu reinigen.

„Herzstück“ Software

Das Kernstück der modernen Kassensysteme ist die Software. Nicht wenige Anbieter haben ihre Versionen für iOS, das mobile Betriebssystem von Apple für Geräte wie das iPad oder das iPhone, konzipiert. Es sind aber auch Lösungen mit Android-basierter Software auf dem Markt erhältlich. Die Programme ermöglichen weitaus mehr als nur das Buchen von Umsätzen und die Ausgabe von Belegen. Sie sind mit unterschiedlichsten Funktionen ausgestattet und bieten dem Kunden auf diese Weise ein individualisierbares digitales System, mit dem obendrein sämtliche Geschäftsabläufe im Institut oder Studio verwaltet werden können. Nicht wenige dieser Software-Lösungen sind webbasiert. Da die Daten dann nicht mehr an einem stationären Einzelplatz hinterlegt sind, sondern in einer Cloud abgespeichert werden, ist es für autorisierte Nutzer möglich, mittels einer schnellen Internetverbindung von überall darauf zuzugreifen. Mit dem Cloud-Hosting beauftragen die Anbieter zumeist deutsche oder europäische Rechenzentren. Der Serverstandort gilt als zusätzliches Qualitätsmerkmal, denn so sind die sensiblen Daten nach strengen Datenschutzvorgaben abgesichert.

Sicheres Speichern in der „Wolke“

Cloud-basierte Kassensysteme ermöglichen eine Flexibilisierung der Arbeitsabläufe. So können etwa in der Kabine Dienstleistungen bereits erfasst oder Notizen in der Kundendatei hinterlegt werden. Am POS wird dem Kunden dann aufgrund der verbuchten Leistungspositionen der Gesamtbetrag kommuniziert und ein Zahlungsbeleg erstellt. Insgesamt ist der Umfang der Funktionen bei den einzelnen Kassensoftwares vergleichbar. Zu den gängigsten Features zählen

  • Kassenführung,
  • Belegdruck oder digitale Bon-Übermittlung
  • unterschiedliche Zahlwege (EC- und Kreditkarten, Mobile Payment, kontaktloses Zahlen)
  • Buchhaltung,
  • Umsatz- und Gewinnstatistiken z. T. in Echtzeit,
  • DATEV-Schnittstelle,
  • Technische Sicherungseinheit (TSE) gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
  • GoBD-Konformität
  • Warenwirtschaft,
  • Barcodescanner,
  • Rechnungsverwaltung,
  • Terminverwaltung,
  • Kundenkartei sowie
  • Bonus- und Kundenbindungssysteme.

Weitere Optionen sind z. B. Mitarbeiterstatistiken, Online-Terminbuchungen, der Abruf von Tagesumsätzen über das eigene Smartphone, Onlineshop-Anbindung, Etikettendruck, Arbeitszeiterfassung, der Versand von E-Mails oder SMS aus der Kundendatei oder die Eingabe von Bon-Texten.

Papierlose Rechnungsstellung

Bei einigen Kassensystemen kann der Beleg auch papierlos ausgegeben werden. Der Kunde erhält dann seine Rechnung per E-Mail als PDF-Datei, via Mobilfunk (Funkbonieren) oder durch das Einscannen eines QR-Codes. Diese Form der Belegausgabe wird als besonders umweltfreundlich kategorisiert.
Angesichts dieser Vielfalt ist es auf jeden Fall angezeigt, den Angebots- und Funktionsumfang sorgfältig zu prüfen und auch verfügbare Testversionen zu nutzen, bevor man eine solche Investition tätigt. Maßgeblich für die Entscheidung sind die individuellen Bedürfnisse des Anwenders im Hinblick auf seinen Betrieb und eben auch die Benutzerfreundlichkeit.

Umweltfreundliche Kassenbons

Abschließend lohnt noch ein Blick auf das Material für die Kassenbelege, denn seit dem 2. Januar 2020 besteht eine gesetzliche Belegausgabepflicht. Für den Ausdruck wird in der Regel Thermopapier verwendet. Bis Ende 2019 durfte das dafür gebräuchliche Thermopapier die Substanz Bisphenol A (BPA) enthalten. BPA diente dazu, das Papier unter Temperaturentwicklung (partiell) schwarz zu färben und auf diese Weise den Bon zu erstellen. Die Chemikalie weist bereits in kleinsten Mengen eine hormonähnliche Wirkung auf und kann etwa die menschlichen Sexualfunktionen beinträchtigen. Aufgrund dieser bedenklichen Wirkung wurde BPA u. a. von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) als endokriner Disruptor eingestuft. In der EU-Chemikalienverordnung REACH wird sowohl diese Substanz als auch das alternativ verwendete Bisphenol S (BPS) als gesundheitlich problematisch geführt. Deshalb sollte man diese damals handelsüblichen Thermopapiere auch nicht allzu lange in der Hand halten, um eine Anreicherung dieser Substanzen im Körper zu vermeiden. Zudem wurde davon abgeraten, die Thermo-Bons im Altpapier zu entsorgen. Beim Wiederverwerten können die Bisphenole nicht entfernt werden und reichern sich dadurch in Recyclingprodukten wie Toilettenpapier oder Taschentüchern an. Die Entsorgung über den Restmüll wurde dringend empfohlen und somit ging dieses mit Chemikalien versehene Altpapier als wichtige Ressource für die Wiederaufbereitung verloren.
Die neue Generation des Thermopapiers enthält keine bisphenol- oder phenolhaltigen Farbentwickler mehr. Der Bondruck wird nun durch ein physikalisches Verfahren erzeugt, welches das Umweltbundesamt (UBA) wie folgt erklärt: „Diese Papiere bestehen aus einem Basispapier, das vollflächig mit einem Pigment (schwarz) gestrichen wird, auf dem dann eine Polymerschicht aus kleinen Polymerkugeln aufgebracht wird, die unter Wärmeeinwirkung kollabieren. Durch das Kollabieren der Kugeln wird der Farbstoff sichtbar.“ Von diesem Thermopapier geht keine gesundheitliche Gefahr aus und es kann bedenkenlos im Altpapier entsorgt werden. Die Kunden müssen sich lediglich daran gewöhnen, dass das Papier nicht mehr weiß, sondern graublau ist.

Von | Fotos: stock.adobe.com/alisa_rut

Ebenfalls für Sie interessant