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Der Gesetzgeber hat in den letzten Jahren die Vorschriften für Registrierkassen verschärft. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist darum auch für Inhaber von Nagelstudios wichtiger denn je.

Eine strukturierte Vorgehensweise ist beim Thema ordnungsgemäße Kassenführung das Wichtigste. Sobald man diese verinnerlicht und zur Routine gemacht hat, läuft alles fast wie von allein. Hier die Gründe und Vorteile:

  • Das Finanzamt benötigt eine verlässliche Übersicht aller Einnahmen.
  • Eine ordnungsgemäße Kassenführung verschafft einen guten Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und über Arbeitnehmer.
  • Werden alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten, müssen Sie nicht mit einer Steuernachzahlung rechnen.
  • Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Unternehmer sind verpflichtet, sich zu informieren und eine ordnungsgemäße Kassenführung zu haben.

Welche Kasse darf‘s sein?

Grundsätzlich kann man zwischen zwei Arten von Kassen unterscheiden: einerseits den cloud-basierten Online-Registrierkassen und andererseits Offline- bzw. Hardware-Kassen. Am bekanntesten sind sicher die Hardware-Kassen, auch Knopferlkassen genannt. Online-Registrierkassen funktionieren mit einer intakten Internet-Verbindung. Beide Kassenarten haben Vor- und Nachteile.

Die Online-Registrierkasse hat den Vorteil, dass meist bestehende Hardware wie Tablet, PC, Laptop oder auch Smartphone genutzt werden kann. Umsätze und Anwendung funktionieren online und können somit  überall verwendet werden, wo eine Internet-Verbindung besteht. Dazu passend können ein Bon-Drucker oder eine Kassenlade sinnvoll sein, die an das Gerät gekoppelt werden. Bei Online-Kassen sind Updates einfach durchführbar. Dies ist etwa dann notwendig, wenn aufgrund neuer gesetzlicher Bestimmungen Änderungen im Kassensystem durchgeführt werden müssen.

Die Registrierkasse, die Sie in Ihrem Nagelstudio nutzen, darf nicht manipulierbar sein, sie muss also über einen zertifizierten Manipulationsschutz verfügen. Dies sollten Sie unbedingt sicherstellen, bevor Sie eine Kasse erwerben. Wenn es Unsicherheiten gibt, sollten Sie sich an den Kundenservice des Herstellers wenden. Dieser kann zweifelsfrei sagen, welchen Schutz die Kasse hat.

Ausreichend informiert

Die Registrierkasse muss außerdem in der Lage sein, Rechnungen oder Bons mit den erforderlichen Informationen in Echtzeit auszustellen. Das bedeutet, dass entweder ein Bon-Drucker benötigt oder die Rechnung jedem Kunden per E-Mail zugestellt wird. Der Bon bzw. die Rechnung müssen ausreichende Informationen wie Datum, Uhrzeit, Service-Leistung oder verkauftes Produkt, Anzahl und Umsatz enthalten und darüber hinaus Angaben über das Geschäft wie etwa Namen und Adresse.

Laut Gesetz müssen Unternehmen jeden Tag nach Geschäftsschluss einen Kassensturz machen. Es muss also eine tägliche Übersicht vorliegen, was den Umsatz in Ihrem Nagelstudio angeht. Wichtig ist, dass Sie Tag für Tag nachzählen, ob genau der Betrag in der Kasse liegt, der im Kassenbuch steht. Es kann durchaus mal passieren, dass man zu viel oder zu wenig Rückgeld gibt. Fehler sind schließlich menschlich. Dennoch ist eine genaue Aufzeichnung der Zahlen wichtig.

Eine weitere Neuerung im Zusammenhang mit Registrierkassen ist das Gesetzeswerk GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Dafür gibt es keine Einkommensgrenze. Auch Kleinunternehmer, die das Gewerbe nur nebenbei betreiben, wie so manche Naildesignerin, sind davon betroffen.

Für manch einen können die GoBD verwirrend sein. Im Grunde besagen sie, dass elektronisch ausgestellte Belege zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Wer das nicht tut, kann Gefahr laufen, dass das Finanzamt die Belege nicht anerkennt. Daraus wiederum kann eine hohe Steuernachzahlung resultieren. Bei der Archivierung von Belegen müssen daher folgende Spielregeln eingehalten werden: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

Was genau nicht veränderbar bedeutet, hat der Gesetzgeber noch nicht abschließend geklärt. Eines jedoch steht fest: Excel-Tabellen und Word-Dokumente sind auf jeden Fall ungeeignet, weil sie jederzeit verändert werden können und dies dann nicht sichtbar ist.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in HAND & NAILS 04/2019.

Von | Fotos: Fotolia/Tuomas Kujansuu

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